Teamassistent*in im Bereich Stiftungsdach/Zentrale Dienste (m/w/d)

Die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung – Stiftung öffentlichen Rechts sucht ab sofort eine

Teamassistent*in im Bereich Stiftungsdach/Zentrale Dienste (m/w/d)

Vergütung: 9a TV-L, unbefristet
Besetzbar: ab sofort
Arbeitszeit: 20h/Woche (Aufstockung perspektivisch denkbar)
Kennzahl: 03/2021

Seit 2020 ist die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung (SKWK) das gemeinsame Dach für drei Initiativen, die für mehr Chancengerechtigkeit in der Berliner Kulturlandschaft eintreten und den gesellschaftlichen und kulturpolitischen Diskurs zu diesem Thema aktiv mitgestalten. Ziel unserer Tätigkeit ist es, den Kulturbereich in Bezug auf Programm, Personal, Publikum und seinen Zugängen genauso divers zu entwickeln wie unsere demokratische Gesellschaft es bereits ist.

Diversity Arts Culture:
Diversity Arts Culture fördert Diversität, indem es Kulturinstitutionen und -verwaltung berät, Kulturschaffende qualifiziert, von Diskriminierung betroffene Kulturschaffende empowert und die Erhebung von Gleichstellungsdaten beauftragt.

Institut für Kulturelle Teilhabeforschung (IKTf):
Das IKTf liefert Forschungsdaten und -berichte auf deren Basis Kultureinrichtungen, Kulturpolitik und -verwaltung Strategien für Kulturelle Teilhabe entwickeln können.

Kulturelle Bildung:
Der Arbeitsbereich Kulturelle Bildung besteht aus dem Berliner Projektfonds Kulturelle Bildung, Veranstaltungs- und Qualifizierungsprogrammen sowie der digitalen Community-Plattform Kubinaut. Zudem wird derzeit darüber hinaus der Berliner Projektfonds Urbane Praxis aufgebaut, der 2021 künstlerische Projekte im Stadtraum im Rahmen einer Pilot-Ausschreibung fördern soll.

Der Bereich Zentrale Dienste bildet das Rückgrat der Stiftung und versorgt als interner Dienstleister die Geschäftsbereiche sowie die Tochter-GmbH (Kulturraum Berlin GmbH) mit allen administrativen Leistungen wie Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Vertragsmanagement/ Beschaffung, IT und Controlling. Zudem koordiniert der Bereich die Zusammenarbeit mit dem Zuwendungsgeber sowie den externen Dienstleister*innen zur Rechts- und Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und dem Lohnbüro.

Ihre Aufgaben:
- Verwaltung zentraler Ressourcen (z.B. Büromaterialien, Räume, Technik)
- Organisation der zentralen Poststelle
- Terminkoordination
- Ansprechperson für externe Dienstleister*innen
- Durchführung von kleinen Beschaffungen, Einholung von Vergleichsangeboten, vorbereitende Buchhaltung, Vorbereitung von Vertragsunterlagen
- Sachbearbeitung im Bereich allgemeine Verwaltung (organisatorische Betreuung der Bereiche Haustechnik und IT, Ansprechperson für externen IT-Dienstleister)
- Koordinierung der Instandhaltung und Reparatur des Inventars der Stiftung
- Vor- und Nachbereitung von Stiftungsratssitzungen und weiteren Gremien
- Aufbereitung und Layout von Vorlagen, Schriftstücken und Präsentationen
- Anfertigung kleinerer Schreiben und einfacher Ergebnisprotokolle
- Aktenführung und Archivierung von Unterlagen
- Verwaltung zentraler Dokumente (z.B. zentrale Adressdatei, Ein-/Ausgangsbuch, Verteiler)
- Empfang, Besucher*innenbetreuung und Telefonauskunft
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Stellenbesetzungsverfahren

Formale Anforderungen:
- Ausbildung als Kaufmann/frau oder Diplomverwaltungswirt/in oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
- mehrjährige Berufserfahrung

Sie bringen mit:
- Kenntnisse der Büroorganisation und der allgemeinen Verwaltung (Beschaffungen, vorbereitende Buchhaltung, Dienstreisen, Vertragserstellung)
- Organisationstalent, gutes Zeitmanagement und strukturierte Arbeitsweise
- Routinierten Umgang mit MS-Office der MS-Office Produkte sowie gute allgemeine EDV-Kenntnisse
- Verantwortungsbereitschaft
- Engagement und selbständige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Diversitätskompetenz
- Wertschätzende und konstruktive Kommunikationskompetenzen

Außerdem freuen wir uns über:
- Erfahrung im Kulturbereich
- Erfahrung in der Arbeit mit öffentlichen Mitteln
- Englischkenntnisse oder Kenntnisse einer anderen Fremdsprache

Die detaillierten fachlichen und außerfachlichen Anforderungen und Kompetenzen sowie deren Ausprägung können dem Anforderungsprofil für die Stelle, welches auf Anforderung gerne übersandt wird, entnommen werden. Es ist Bestandteil der Stellenausschreibung und damit Grundlage für die Auswahlentscheidung.

Wir bieten:
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit Vergütung nach 9a TV-L
- Betriebliche Altersvorsorge
- Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
- Vielfältige und spannende Arbeit in einem kleinen Team
- Flexible Arbeitszeiten nach Gleitzeitmodel
- Möglichkeit zur Mobilen Arbeit
- Möglichkeit zu stellenbezogenen Weiterbildungen
- Ein BVG-Firmenticket

Die ausgeschriebene Stelle ist unter Umständen bei entsprechender Qualifikation auch kombinierbar mit anderen aktuell ausgeschriebenen Stellen der Stiftung:

- Sachbearbeiter*in Finanzen im Bereich Zentrale Dienste
- Sachbearbeiter*in Personalverwaltung im Bereich Zentrale Dienste

Für die Stiftung für Kulturelle Weiterbildung und Kulturberatung hat eine diskriminierungssensible Arbeitsumgebung hohe Priorität und wir streben an, die gesellschaftliche Vielfalt (Diversität) der Stadt auch innerhalb des Teams widerzuspiegeln. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Personen mit marginalisierten Perspektiven.

Das Berliner Landesgleichstellungsgesetz findet Anwendung. Wir fördern aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen.

Anerkannt Schwerbehinderte oder diesen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bitten, auf eine Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hinzuweisen. Gerne kommen wir mit Ihnen darüber ins Gespräch, was wir tun können, um noch vorhandenen Barrieren abzubauen.

Ihre Bewerbung:
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Anschreiben, tabellarisch abgefasstem Lebenslauf und relevanten Zeugnissen – vorzugsweise als zusammenhängende PDF-Datei – bis zum 17. Januar 2021 an: jobs@stiftungkwk.berlin.

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich in der 3. oder 4. KW 2021 (ab 20.01.2021) statt.

Bitte beachten Sie, dass wir etwaige Rückfragen, die zwischen dem 24.12.2020 und 03.01.2021 eingehen, erst ab dem 04.01.2021 beantworten können. Bitte richten Sie diese ausschließlich per Mail an: jobs@stiftungkwk.berlin.

Datenschutz:
Wir verarbeiten Ihre Daten auf der Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung übersandt haben, um zu prüfen, ob Ihre fachlichen Qualifikationen für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind. Wir nutzen Ihre Informationen lediglich für das Bewerbungsverfahren und überführen diese bei einem Vertragsschluss in Ihre Personalakte. Falls es nicht zu einer Übereinkunft kommen sollte, werden Ihre Informationen spätestens drei Monate nach Besetzung der Stelle gelöscht. Wir werden Ihre Bewerber*innen-Informationen für keine anderen Zwecke verwenden als für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Sie können uns die weitere Speicherung Ihrer Daten im Wege einer Einwilligung gestatten, wenn sie für spätere Stellenausschreibungen genutzt werden sollen. In diesem Falle teilen Sie uns dies bitte mit.

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Zusammenfassende Informationen.

Kontakt,

Andrea Wenger,
E-Mail jobs@stiftungkwk.berlin,

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